Fråga bibliotekarien – registerbeskrivning

Beskrivning av datasystemet i enlighet med offentlighetslagen

Granskad 10.10.2014

Datasystemets namn: Fråga bibliotekarien – digital referenstjänst.

Ansvarig instans för datasystemet: Helsingfors stadsbibliotek – Centralbiblioteket för de allmänna biblioteken.

Ansvarig enhet och ansvarsperson för datasystemet:

Bibliotekens riksomfattande nättjänster
Ledande planerare Matti Sarmela
PB 4212 00099 Helsingfors stad
Tfn 09-310 85281
matti.sarmela@kirjastot.fi

Datasystemets användningsändamål: bibliotekens gemensamma digitala informationstjänst.

Informationskällor: kundernas frågor och informationstjänstens svar på frågorna.

Uppgifterna är från åren/fr.o.m. år: Fr.o.m. år 1999.

Uppdateringsfrekvens: uppdateras kontinuerligt.

Uppgifternas offentlighet/sekretess: uppgifterna är offentliga, utom frågeställarnas kontaktuppgifter och de svar som lagrats i det stängda arkivet.

Datasystemets offentliga adress: http://www.biblioteken.fi/fraga_bibliotekarien

Offentliga uppgifter gruppvis: de frågor och svar som angetts som offentliga, ämnesord.

Sekretessbelagda uppgifter: Frågeställarnas kontaktuppgifter. Registerbeskrivning i enlighet med personuppgiftslagen över frågeställarnas uppgifter.

Registerbeskrivning

Personuppgiftslagen (523/99) 10 §.
Granskad: 10.10.2014

1. Registeransvarig: samma som ovan.

2. Registerärendenas handläggare och/eller kontakperson: samma som ovan.

3. Registrets namn: datasbas över den digitala referenstjänsten Fråga bibliotekarien.

4. Syftet med hanteringen av personuppgifter (registrets användningsändamål): identifiering av användarna för att svara på frågorna.

5. Registrets datainnehåll: Frågeställarens (kundens) namn och e-postadress. Uppgifterna är inte offentliga och de syns endast i svarsmodulen. Endast personal som svarar på frågorna har tillgång till svarsmodulen. Frågeställarens uppgifter används endast då frågorna besvaras. Frågorna och svaren sorteras inte enligt frågeställarnas namn.

6. Regelmässiga uppgiftskällor: Frågeställarna skriver sitt namn och sin e-postadress i tjänstens frågeformulär. Riktigheten i frågeställarens personuppgifter granskas inte och frågeställaren behöver inte uppge sitt riktiga namn eller sin riktiga e-postadress.

7. Regelmässigt utlämnande och översändande av uppgifter utanför EU eller EES: uppgifterna utlämnas inte regelmässig någonstans.

8. Principerna för registerskyddet:

A. Manuellt material: Finns inte.

B: ADB-register: De berörda personerna har endast tillgång till sina egna uppgifter och upprätthållandet av dessa uppgifter. Registret upprätthållare har tillgång till hela registret. Registret skyddas genom tillämpning av adekvata skyddsprinciper för användarhantering, applikationer, servrar och anslutningar.