Esbo, Grankulla, Helsingfors och Vanda beslöt att välja Systematic Oy Finland som leverantör av ett nytt bibliotekssystem för Helmet-biblioteken till ett momsfritt totalpris på 3 620 518,00 euro (moms 0 %). Axiell Finland Oy valdes som reservleverantör.
Som upphandlingsmetod i konkurrensutsättningen användes en konkurrenspräglad dialog, som fyra systemleverantörer bjudits in till. En dialog fördes med de företag som konstaterats lämpliga och som lämnat in en ansökan om att delta inom tidsfristen.
Anbudsgivaren med det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet valdes till leverantör. Det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet är det som har det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. Jämförelsekriterierna var pris, med en viktning på 20 poäng, och kvalitet, med en viktning på 80 poäng.
Bytet av bibliotekssystem kan medföra nya funktioner även i det Helmet-nätbibliotek som kunderna använder, till exempel registrering av kunder genom stark autentisering och uppdatering av adressuppgifter i realtid från befolkningsdatasystemet.
Bytet av bibliotekssystem orsakar ett kort avbrott i tjänsterna när det blir aktuellt.
Helmet är en sammanslutning av bibliotek i huvudstadsregionen, dvs. i städerna Esbo, Grankulla, Helsingfors och Vanda. Alla stadsbibliotek i Helmet-städerna använder bibliotekssystemet, och det omfattar omkring 80 biblioteksfilialer. Bibliotekssystemet är ett bakgrundssystem som bibliotekets personal använder.
Upphandlingen av bibliotekssystemet är en del av ett större projekt för att förnya bibliotekens digitala tjänster. Under projektet har vi redan förnyat nätbiblioteket Helmet.fi som kunderna använder och harmoniserat klassificeringssystemet för Helmet-bibliotekens material. Det har blivit aktuellt att förnya bibliotekssystemet eftersom Helmet-bibliotekens nuvarande system tekniskt är i slutet av sin livscykel. Genom att införa ett nytt system strävar vi efter ett modernt och tillförlitligt bibliotekssystem med förstklassiga datasäkerhets- och dataskyddslösningar.
Bibliotekssystemet förnyas åren 2026–2027.
Mer information:
Virva Hiiri, chef för biblioteksnätverkstjänsterna, Helsingfors stadsbibliotek
e-post virva.hiiri@hel.fi, tfn 050 402 58 13